204ème session du Conseil exécutif – Échange de vue à propos de la Réforme organisationnelle et managériale

 

Débat des 9 et 10 avril 2018

Propos introductif de la DG et observations des délégués

Sur ce point très important, Mme Azoulay est préalablement intervenue dans le prolongement de son intervention liminaire et en référence aux documents mis à disposition des membres du Conseil.

Elle a d’abord indiqué qu’il était indispensable d’être plus transparent et mieux structuré, et que ses propositions visaient, notamment avec la nouvelle Direction Générale « administration et management », à fluidifier les échanges, réduire le nombre d’entités en lien avec la Direction générale, aller plus vite, simplifier et alléger les circuits. Elle a précisé que les réformes proposées sont assez largement similaires à celles qui sont déjà opérationnelles dans d’autres agences de l’ONU comme la FAO ou l’OMS.

L’élément important sur lequel les débats qui ont suivi ont le plus porté a concerné la fonction « administration et management » qui reprend une partie de l’ancienne DG ERI ( relation avec les États et Partenaires extérieurs). De fait, cette grosse entité qui va couvrir les fonctions Ressources humaines, Finance, Logistique, Sécurité et Communication/Organisation de la diffusion de l’information aura de nombreuses responsabilités, précédemment dispersées dans de nombreuses unités ce qui alourdissait le fonctionnement de l’institution.

Une quinzaine de membres ont souvent salué les efforts déployés pour obtenir une plus grande efficacité, mais sur quelques points sinon des réserves du moins de réelles préoccupations ont été exprimées : le principal souci a concerné le service du Protocole et le traitement des relations avec les États. Il y a une crainte de voir dans la disparition d’une unité de haut niveau qui leur était largement dédiée une dilution des liens avec la direction générale, et une moindre interaction.
Autre question posée avec insistance, celle du réseau hors siège. Les interrogations portent sur certaines activités qui se traitaient jusqu’à présent avec les secteurs et les programmes et auxquelles le nouveau pôle ADMINISTRATION MANAGEMENT pourrait prendre une part active (voire exclusive). Dans le même esprit, on se demande si ce même réseau ne pourrait pas être dépossédé de certaines fonctions qui jusqu’à présent lui étaient déléguées.

Notant l’ambition de la Directrice générale de lancer de nombreux groupes de travail et un pilotage de la démarche stratégique conséquent, un intervenant s’est interrogé sur la question des moyens dans un contexte budgétaire très contraint.
Enfin, quelques intervenants ont relevé qu’il n’était pas fait référence aux travaux des groupes qui ont réfléchi sur la gouvernance, omission fâcheuse si on devait en oublier les résultats.

Réponse de la DG aux observations

Les réponses ont été claires et de nature à rassurer semble-t-il.

Tout particulièrement pour ce qui concerne l’interface État/UNESCO, en concentrant en une seule unité on fonctionnera mieux, à tout le moins sur les sujets essentiels, il est désormais prévu d’organiser un lien direct entre les États et la Directrice générale ou son cabinet (aussi semble-t-il pour les Partenaires non gouvernementaux mais très peu de choses ont été dites à leur sujet).
Le réseau hors siège ne verra pas son mode de fonctionnement complètement revu. Il y aura, bien entendu, maintien d’activités et de relations avec les programmes et les secteurs. Il faudra poursuivre les travaux concernant la cartographie du réseau comme cela a déjà été fait pour la partie Afrique, dans l’optique de bien optimiser les moyens sur la base d’une bonne connaissance des ressources et activités. On rappelle que les structures décentralisées absorbent plus de la moitié du budget de l’UNESCO.

S’agissant des moyens qu’il faudra mobiliser alors que la réforme se fera à budget constant, on trouvera les ressources nécessaires précisément par les mesures qui vont être prises et qui vont dégager des espaces et, partant de la ressource (les synergies, les postes supprimés, les procédures allégées etc).

Précision complémentaire concernant le directeur (AD DG) de la Direction « administration et management » : il aura superviser les fonctions au quotidien, le recrutement avec les critères bien définis ( compétence, diversité, représentativité…) Au titre de ses responsabilités, il aura vocation à représenter l’UNESCO  notamment au sein de l’organisation onusienne.